外國大學教授回信

A. 給美國教授的第二封回信，抬頭可否直呼其first name，不用Dear Prof. LastName

你好同學，一般我們跟美國教授首次聯系都是Professor+姓，表示尊敬，而不用加Dear，教授回復一般都是直呼我們的名字，Xiaohua或者Hello/Hi Xiaohua。我們第二次聯系教授，可以稱呼Hi/Hello+Professor+姓，這樣顯得尊重的同時而又不失親近。

B. 日本的教授回了這樣的信,怎麼答復比較好

首先，這是一個不錯的教授，很熱心，幫你在學校里咨詢了很多。
其次，學校制度面前，幾乎沒有後門可走。除非這個教授是學校委員會成員。

你在回復教授前，其實應該好好考慮一下，該怎麼辦。根據教授的回答，你沒有來日本簽證，只能通過後者讀語言過來。

而且教授也說了，你在報考前先把資料發給他，跟他溝通一下。這其實很合理，你完全可以按照教授的安排回復他。這是一個很有餘地的計劃。

C. 回復日本教授的信件

教授郵件意思理解清楚了吧。

回信首先表達喜悅，再感謝，最後對教授對你的期待和鼓勵的表決心。

菊池先生

ご連絡ありがとうございます。
入學許可の通知を頂き、素直にうれしいです。
今まで、色々調整連絡を頂き、誠にありがとうございました。
これからは菊池研の一員になり、みなさんと楽しく明るく過ごして行きたいです。
勿論、この後、院試等があり、試験准備等でまた大変かもしれないが、
全力で、勉強と研究の方に勵んでいきますので、
またご教授・ご鞭撻の方をよろしくお願い申し上げます。

それでは、また後日お會いできることを楽しみにしております。

王

D. 跟國外教授寫信套辭，你不知道的陷阱

怎樣套磁才得體有效？

什麼樣的自薦信才能吸引教授的注意？

套磁其實是一種很流行的與教授直接溝通獲取信息的方式。實力雄厚的申請者給教授寫信，目的在於明確自己跟教授的研究方向契合。大多數人寫套磁信其實是為了給教授留下好印象，從對方的來信中揣摩自己能否申請加入對方的團隊。

怎樣套磁才得體有效？什麼樣的自薦信才能吸引教授的注意呢？為此，我專門咨詢了幾個博士生同學、在美國大學當教授的姐姐，以及曾經擔任過招生委員會的學生代表，從學生、教授、和錄取決策三個角度，總結以下經驗。

郵件是國外學者主要的溝通手段。國外教授經常郵件太多，沒時間回，有爛神時索性沒看到。所以咱們的信要盡量寫得言簡意賅。

套辭信不宜長，一般不超過電腦屏幕，把你想表達的內容用簡單直白的語句劃分成幾小段，每段話別超過5行。 目的是為了讓別人知道你為什麼給Ta發信，Ta的科研你為什麼感興趣。

能不能抓住教授的注意力，第一封信表述出來的信息非常關鍵。這封信需要說清楚的內容有：

申請者要在非常短的時間內，通過幾封郵件往來就判斷出是否要找這個教授當自己的導師。第一封信發出，對方如果表現出興趣，那麼接下來就會比較密集的通信，跟定節奏，正式向學院提交申請。

我曾幫助過幾個中國同學編輯套磁信。一個普遍問題是沒搞清楚寫信的目的。套磁信應該帶著問題或請求找對方，不能只介紹自己，人家憑什麼要認識你呢？有些教授會認真的讀這些郵件，可是更多教授會以懷疑的眼光看待這些郵件。 如果你還沒想好為什麼要給某位教授寫信，只是試試運氣，最好別發。 因為搞不好它很可能會對你的錄取造成負面影響。

通常來講，給教授寫信主要出於兩種原因：

一是其他渠道不能獲取某些信息，必須問這個教授 。比如你已經做了大量工作，了解院系裡有一位教授跟你的研究興趣相關，於是需要找對方確認你能對Ta的研究計劃有所貢獻。

第二種情況是向對方求助 。比如你需要換導師，對方是適合的人選，但你又不確定Ta願不願意接受別人帶過的學生。無論哪種情況，都要讓對方明白，自己對Ta的工作了如指掌，提出任何一類請求都是建立在這種了解上的。

還有的同學長篇大論的講自己為什麼喜歡這個專業，曾經作出什麼業績。哎，教授們很忙的，你對Ta而言還是個陌生人，你說的這些跟申請學校或教授本人的研究沒關系的話，對方為什麼要知道這些呢？

大多數教授會積極地更新他們的網頁以展示他們的最新研究。有的申請者沒有仔細查看過這些網站，判斷哪些是潛在的可以一起做研究的導師，就匆忙發信，因為心虛，只好一再強調自己的興趣和對方匹配。 其實教授很容易分辨申請者有沒有誠意，有沒有做足功課。

強調「我跟你匹配」也有錯嗎？有啊！

大多數教授關注好幾個研究領域和子領域，或者Ta的官網上列了很多從前的研究內容， 如果申請人只概括的講「我跟你匹配」，教授會不知道你在說什麼。 更糟糕的是，教授可能認為你連哪個子領域都沒提，連Ta的研究計劃都沒搞明白，沒法跟你交流，當然也就懶得回信了。

中國學生常犯的毛病是在國外導師面前拿自己當小學生，還以為自己放低姿態，就能抬高對方的身份。殊不知學校錄取研究生，目標人群是心智成熟的青年學者，將來進入學院，是要進入導師的團隊成為同事的。你寫信的格式和口氣如果像是給好朋友寫的，那對方可能覺得你的親和力用的不是地方，懷疑把你招進團隊的話，你有沒有成年人的擔當，能不能放心的把課題交給你。

還有一些中國學生對自己是中國人這個身份看得很重，生怕受到歧視，動輒捍衛祖國立場，或者強調自己跟同胞有區別。有的申請者認為形象能為自己加分，在申請信里附羨裂上照片……殊不知，這些作法都與研究精神背道而馳。一般來說， 學者會盡量避免刻板印象干擾自己對事物的判斷，不偏激、不自負，能直面自己與生俱來的身份。

能被學校錄取，是因為你展現出來的實力和研究興趣跟他們匹配。 沒有被錄取，就是因為招生委員會認為你不適合，並不是因為你的國籍、本科學校、顏值、性別、你爹。

本科讀的清華北大、父母是知名教授重要嗎？沒說不重要兄歷閉啊，但是所有這些因素只有體現在你的研究能力上才算數。

你剛開始給教授寫信，對方還跟你不熟，除非你能很清晰的說出來對方有哪些見解你非常認可，不要輕易用泛泛的形容詞「表揚」教授。誇獎的不是地方，對方可能會感覺被侵犯或者感到無聊。

另一種常見的毛病是拿老師當學院秘書，詢問簽證問題，讓老師給改語法，讓老師給列文獻清單等等。這些作法會惹煩教授，或被當成笑料。

給教授寫信應該圍繞著研究興趣，而不應該詢問錄取程序、申請條件方面的信息。 除非對方詢問，不要告訴教授你的GRE分數，GPA，也不應該直接問教授你能否被錄取，因為錄取是由招生委員會決定的，有些教授可能會授意委員會Ta青睞的候選人，但是教授無權干預錄取程序和決定。不要試圖通過教授開後門。

盡管很多教授都不在乎學生直呼其名，申請學校時還是應該正式的稱呼對方 Professor＋Last name，注意Professor不要簡寫成Prof。在官網上看到收信人有博士學歷，但不是教授，那麼可以稱呼對方 Dr.＋Last name。切記不要因為對方是女性，就把Professor和Dr.改成Ms。

什麼時候可以改稱First name了呢？當教授親自告訴你，「你可以叫我xx」。否則的話，哪怕對方給你回信時簽的是Ta的小名，你也別大剌剌的以為真的可以這樣稱呼對方了。在還沒能自在熟練的行走在其他文化里之前，用正式一點的方式與對方相處比較保險。

當我們寫第一封信並發送給教授，就開始建立自己的學術信用。 對方的姓名、職位和大學名稱千萬別弄錯。 有的外文名字比較難拼難念，容易出錯，記得核查。如果名字寫錯還能收到對方回復，真是小概率事件。

發送前一定要起一個鮮明的郵件標題，無標題的郵件往往被視為垃圾郵件。 標題怎麼寫？ 這方面網上有不少信息，第一封套辭信標題可以是 「Question regarding the M.Arch application」，或者直接寫出你要申請的項目、你感興趣方向的名稱。應該避免讓人產生歧義的標題，比如 「Help!」, 「Looking for a challenging program」, 「I want to study in your program」, 「Greeting from Li Xiaoming」。另外，不要讓標題一聽上去就像是垃圾郵件，比如 「Urgent request: Immediate reposes needed」。

注意拼寫和語法的正確性。用Grammarly等糾錯軟體檢查一遍 (Grammarly有免費版，也有收費版，先用免費的吧)。如果有母語是英文的人幫忙編輯那就更好了。

別用表情符。 笑臉可能放在給朋友的微信里很可愛，給教授寫信還是別用了。用詞完整，避免縮寫。

不要一句話全部大寫，慎用嘆號 。在英文中，大寫句子和用嘆號是用來表達氣憤或者命令的。表達謝意應該用 「Thank you very much.」，而不是 「Thanks!」。

注意向對方提出請求的英文表達跟中文有差異。 不要說 「I hope you can …」, 「I wonder if you have time to …」, 顯得沒有禮貌，可以用 「I was wondering if …」。

千萬不要發同樣內容的郵件給幾位教授。有些學生喜歡從學校官網上搜索一長串教授名單，然後就泛泛的講一句「您的研究與我的興趣相關」，就在家等待教授給你回信。我只能說，這樣寫的話，教授看一眼就會認為這個學生沒有責任心，不予理會或者不疼不癢的回復。

千萬不要同時跟一所學校的兩位教授套磁。 找導師應該懷著非常真誠的態度，同時向幾位教授許諾自己願意跟隨對方做研究是很不負責任的。

我的一個博士生朋友曾經擔任招生委員會的學生代表，她提到一段尷尬的經歷。有一次，系裡有兩個教授同時問她要一個中國學生的申請材料，很顯然這位申請者跟這倆博導聯系了兩三個月，也下了不少功夫，弄得兩個教授都有意把Ta招到自己的團隊。兩個教授得知真相後再也沒跟這個申請人聯系，而且還跟系裡打招呼把Ta設為「不受歡迎的人」。

附件會佔用郵箱容量，收件人不會希望郵箱里充斥著大量陌生人的無用信息。所以 第一封套辭信盡量不要含附件 。後續郵件往來中，如果教授提出要你的簡歷、研究報告，那麼 盡量發送PDF格式給對方 ，避免Word不同版本無法打開的問題。附件名稱包含你的名字、附件內容和日期， 不要把名字起的奇奇怪怪的文檔直接發給教授 ，顯得太隨意。如果一定要發附件，正式的表達是 「Attached please find my CV/proposal…」。

一旦教授回信，我們應該及時、有針對性的回復郵件。寫套辭信其實很費精力，原因就是你要能夠及時的跟上教授的反饋。教授回信可能客氣的說，「我今年不再打算招收新生了」，或者肯定的告訴你說你們的研究差異很大，Ta可能會向你推薦系裡另外某位教授。

這分明是一封拒信，咱們該怎麼回復呢？一定要在最短時間內回復一封簡短的感謝信，並快速瀏覽對方推薦的教授信息。如果Ta的推薦確實靠譜，你可以稍微具體的感謝對方給你提供了這樣重要的指導。

還有一種情況就是，教授回信很快，還問了你一些問題，和你進一步探討你的研究興趣，這就表示：這位教授對你有興趣！千萬別以為這就大功告成了，也不要簡單的回復一句謝謝。 正確的做法是：針對教授回信中提出的問題一一作答，答復時間越快越好，但是要保證質量。

對第一次申請研究生的人來說，花上2-3天好好寫一封高質量的答復信是有必要的。接下來的時間里，教授與申請者就是通過這種你來我往的郵件交流，逐漸確定是不是能跟對方共事。但是別忘了我前面說的，與教授的書信往來不適合討論你的錄取可能性。一旦確定對方對你是真的很有興趣，你可以請求這位教授給你寫封推薦信，寫推薦信是教授對Ta看好的候選人最好的支持了。

沒收到回信很正常。 如果你覺得花很多功夫寫了一封漂亮的套磁信，教授卻沒回，不必緊張或沮喪，教授有可能是真的沒看到，或者太忙沒空回。能獲得回復的幾率有多大呢？我發現對這個問題的回答差異還挺大的。有些博士生說他們當初發了10封信，只有兩個教授回。而我在國外當教授的姐姐卻說，教授們一般對申請者還挺耐心的，沒有大紕漏的話，基本都會回信。所以，我想咱們也不用糾結收到回信的比例，教授到底回不回信，因人而異。

套磁信不僅用於申請，跟關系不熟的教授聯系，以上經驗同樣適用。

北美的研究生在上學期間換導師是一件很平常的事。在加拿大，我和本系同年入學的兩個博士生都有過換導師的經歷。

跟大多數中國的博士生不同，北美的博士生論文題目不是由博導派發，而是學生根據自己的研究計劃確定，博導一般都會尊從學生的意願，從側面輔助指導。一般北美的學校，系裡規定少數幾門博士生必修課，學生大部分修課還是根據自己的研究需求。

修了一兩年的課，博士生很可能調整了研究方向，發現原來選的導師不再適合指導新課題，需要換導師。由於讀博這個過程漫長而且充滿了挑戰，只有師生二人研究興趣高度匹配，學生才能一路受到導師有效的指導，完成學業。

尋找新導師可以先從自己熟悉的老師開始，比如上過這位教授的課，而且獲得不錯成績。你可以主動找這位教授面談，把自己的想法和處境說清楚，看看對方有沒有打算接收你。

我自己在博士第三年想要換導師，在自己的學校里發出了七八封信。大部分教授都很熱情的回信了，而且還跟其中5位教授見了面。

回顧這段經歷，我的總結是： 匹配是博士生與導師良性互動的關鍵 。找到自己喜歡的研究方向是每一位青年學者必須要走的路，否則，僅僅因為教授是大牌學者而追隨Ta進入博士階段的學習，自己缺乏獨立思考、創造知識的能力，很難讓你形成差異化的優勢。讀博士這個過程本來就是要掌握怎麼做研究，學會在學術環境如何跟人打交道。在高校的研究所里，一個有份量、受歡迎的研究生不僅能創造知識，還要能跟人分享。其實我們每個人都希望從別人身上獲得能量，獲取信息， 匹配度高的研究團隊里，每個人都是分享的受益者。

必須准備好研究報告才能跟教授套磁嗎？

北美大學一般都在申請時要提交研究報告，也就是說，申請候選人已經大致有一個研究方向，教授可以通過看你的報告來判斷你有沒有能力做研究。申請候選人被錄取後先修課，在此期間不斷的調整研究報告。過段時間很可能研究報告已經跟入學時面目全非了。如果想換導師，一般都是拿著最新的報告去和教授談。

在英國和澳洲，能否錄取主要就是看申請者最初提交的研究報告。另外GPA必須達標，推薦信要強。對各方面都合格的申請人，學校甚至可以幫忙牽線找導師。

E. 怎麼回復日本教授來的回信

請參考我幫你寫的這份回信：

いつもお世話になってます。
突然のご連絡を大変失禮いたしますが，速いなご返事ありがとうございます。
教授が今年いっぱいを持って定年になる事は承知しました。先生の弟子になる事ができなくなり誠に殘念ですが。
ですが、日本へ留學する事が決定しているので，ほかの教授をご紹介していただきたいと思います。よろしくお願いします。
よろしければ、先生のご都合のいい日時を數候補ご連絡いただければ幸いです。

お忙しい所、お手數をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

F. 教授回信了，不知道應該怎麼回復

一般，在哪裡可以看到教授的文章呢？我同時給其他三位教授頁寫了信，這幾天都沒有回，還有希望嗎？是繼續寫信呢，還是另找呢？

G. 幫忙寫下給日本大學院教授的回信

こんにちは。
教師：
私は**
忙しいお返事に感謝。
私はピックアップが配置されていない回後の10月に答達した原則として、教師の回答を知っているだけでなく、教師や大學院生は、特に病院をリンクされている、教師の悩みは本當に恥ずかしい。
意思決定の急激な変化は、私が殘念ピックアップされません。
困っている教師を記入する。